Polska: Koniec papierowych faktur? KSeF wprowadza e-faktury od 1 lutego 2026 r.

Biznes

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ma być jedną, centralną bazą e-faktur w chmurze. W praktyce oznacza to, że faktury nie krążą już w załącznikach i nie giną w skrzynkach mailowych - trafiają do systemu, a druga strona ma je tam odebrać. Dla firm to zmiana nie tylko formalna, ale też technologiczna: nowe procedury, nowe integracje i nowe ryzyka, jeśli coś nie zadziała. 

Najważniejsze są daty.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ma objąć duże firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT).

Od 1 kwietnia 2026 r. system ma wejść dla pozostałych przedsiębiorców - zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT - z wyjątkiem najmniejszych.

Ci najmniejsi mają dostać dodatkowy czas i wejść od 1 stycznia 2027 r., jeśli ich miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł.

Jeśli działasz w Holandii i współpracujesz z polskimi firmami, nie warto czekać na ostatnią chwilę. Nawet mikrofirmy mają mieć obowiązek odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego bieżącego roku, więc temat może Cię dotknąć szybciej, niż zakładasz. Dobrze jest sprawdzić, kto w firmie będzie odpowiadał za odbiór dokumentów, jak wygląda archiwizacja i czy Twoje oprogramowanie księgowe jest gotowe na taki tryb pracy.


Mini-słowniczek (niderlandzko-polski) z przykładami

factuur - faktura
[NL] Kun je de factuur opnieuw sturen?
[PL] Czy możesz wysłać fakturę ponownie?

e-factuur - e-faktura
[NL] We stappen over op e-facturen.
[PL] Przechodzimy na e-faktury.

administratie - administracja
[NL] Onze administratie moet op orde zijn.
[PL] Nasza administracja musi być uporządkowana.

verplicht - obowiązkowy
[NL] Voor sommige bedrijven wordt dit verplicht.
[PL] Dla części firm stanie się to obowiązkowe.

ondernemer - przedsiębiorca
[NL] Als ondernemer wil je duidelijkheid.
[PL] Jako przedsiębiorca chcesz jasnych zasad.


Pytania do czytelników

1. Czy współpracujesz z polskimi kontrahentami i obieg faktur to dla Ciebie codzienność?

2. Czy wolisz e-faktury, czy nadal ufasz tylko papierowi ewentualnie PDF-om?

3. Kto w Twojej firmie powinien pilnować takich zmian - księgowość, IT, a może właściciel?

Napisz w komentarzu, jak to wygląda u Ciebie.

30.01.2026 Niedziela.NL // fot. Dorota Szymczyk, Polska / shutterstock.com // zdjęcie ilustracyjne